書類の整理術
書類の整理方法の中で唯一継続している方法がある。
「透明のクリアホルダーを50枚くらい買っておいて、もったいないと思わずに何かある度に湯水のように使う」
という方法だ。
この方法は以前友人に教えてもらったのだが、昔の自分には「クリアホルダー＝消耗品」という発想がなかった。
■コスト
100円ショップのペラペラのクリアホルダーだと単価が10円くらい。普通の文房具屋で買うともうちょっと高いが、100枚買い置いてもせいぜい1000〜2000円で済むのだから、書類が整理されるコストと思えば安いのでは。
「湯水のように」と書いたが、もちろん1日に10枚も20枚も使えという話ではない。書類をごちゃごちゃにしてしまうよりは、クリアホルダー数枚を惜しまずに使っていくということだ。
例えば、紙切れ1枚を入れるのにクリアホルダー1枚は勿体無いな…などと思って、「こっちの書類と一緒に入れておこう」などとやると、その1枚が後から探せなくなる。
あとで1枚の書類を探すために、どこに行ったか…と書類をひっくり返す時間は、結局10円よりも高くついてしまう。
■茶封筒は？
書類の整理に、「使用済みの茶封筒を使う」という方法を見かけたことがあるが、これはオススメできない。
- 取り出さないと中身が分からない
- 何が入っているかをマジックなどでいちいち記述するのは面倒
- 一度使ったら転用が効かない
などの問題がある。
ましてや新品ではなく使い終わった茶封筒を転用するなどの方法は、手間暇が掛かるばかりのでやらない。
色々なノベルティで貰う不透明／柄付きのクリアホルダーも勿体ないけど使わない。不透明だと、中身が分からないので後から検索するのが大変。
（気に入った絵柄のものを持ち歩き用や、特定の書類の保管用に使うのはあり）
■中身が見える
「中身を見える状態で保管しておく」ことは特に重要。例えるならWindowsで階層ごとに全てzipされてる中からいちいち解凍してファイルを探すのと、普通のフォルダを探すのどちらが楽かという話。（残念ながら現実世界にはzipビューワは存在しない）
■分類しない
中身が見える状態にしてあれば、あとは分類はせずに全部の書類を同じ場所で保管する。（『「超」整理法』の手法を参考）
「仕事・楽譜・家計・同人・ゼミ・etc…」のようにジャンル分けしようとすると破綻する。「同人」で使った「楽譜」はどっちにしまったっけ？ などの「コウモリ問題」を生む。ジャンル分けされていなくても「全部見れば」いい。透明なんだから。
※コウモリ問題とは ： 仕分け段階でコウモリを鳥類と哺乳類どちらに分類したか分からず、結局両方探さなくてはいけなくなる問題。
カラー付きの半透明クリアホルダーも売られていて「用途別」に分類できそうだがやらない。ホルダーが5色だとしたら、分類項目が6つになったら破綻する。あとから項目の統廃合するにも、全部の書類を取っ替え引っ替えでエラい時間がかかる。青のホルダーだけ買い足したくても、都合良く売ってない。透明1色にするのが最強。
